Vargina organizuotumo trūkumas įmonėje? 3 ekspertų patarimai

Kiekvieno mėnesio pabaigoje klausiate savęs, kodėl nepasiekti geresni rezultatai? O gal vis atsiduriate painiose situacijose, kai nerandate sprendimus priėmusio asmens, dokumento, sugaištate daug laiko personalo klausimams spręsti? Panašu, jog įmonėje trūksta organizuotumo, o pasenusiems procesams – laikas optimizacijai. Veiklos efektyvumo ekspertai dalijasi 3 naudingomis priemonėmis.

1. Procesų valdymo sistemos įdiegimas
Moderni įmonė šiandien neatsiejama nuo šiuolaikinio procesų valdymo metodų. Gera žinia ta, jog šiomis dienomis kone kiekvienam tradiciniam verslui ar inovatyviam startuoliui profesionalus procesų valdymas – misija įmanoma. Ekspertų siūloma greitai įdiegiama sistema yra pritaikoma maksimaliai.
Veiklos optimizavimo specialistai siūlo įvairiausius patikrintus sprendimus, kurie padeda sklandžiai automatizuoti kasdienius veiksmus, patogiai perkelti juos į virtualią erdvę. Įdomu, apie kokias būtent verslo dedamąsias kalbama? Pavyzdžiui:
• gautų užsakymų valdymas,
• paslaugų ir prekių, susijusių paraiškų ar procedūrų optimizavimas,
• virtualus dokumentų derinimas ir tvirtinimas,
• elektroninio parašo įgalinimas,
• personalo procesų optimizavimas.
Ir tai tik keli pavyzdžiai. Rezultatas: automatizuoti kasdieniai darbai ženkliai pagerina vidinę ir išorinę komunikaciją, padeda suformuoti efektyvią struktūrą, paspartina veiksmą. Trumpai tariant, pagal specifinius poreikius individualiai jūsų kompanijai sukurtas produktas leidžia įvesti ir palaikyti tvarką.
2. Profesionali veiklos efektyvumo apžvalga
Kai techninė dalis jau tvarkinga, pravartu atlikti bendrą veiklos apžvalgą – kaip atrodo įmonės gyvenimas kasdien. Priklausomai nuo turimo biudžeto, mažesnės ar didesnės apimties tyrimą gali atlikti:
1. kompanijos skyrių ir padalinių vadovai;
2. samdomas srities ekspertas.
Jei negalite skirti didesnio biudžeto, ekspertai pataria įvertinti neišnaudotą skyrių vadovų potencialą. Juk jie yra tie asmenys, kurie geriausiai pažįsta savo dalies procesus – kasdienes procedūras, problemas, iššūkius, geriausiai pasiteisinusius sprendimus. Atsakingi asmenys gali pateikti tam tikro laikotarpio ataskaitas, pateikti originalius pasiūlymus, taiklias įžvalgas.
Žinoma, kiekvienas darbas geriausiai atliekamas srityje besispecializuojančio asmens. Turint atitinkamą biudžetą veiklai tobulinti, gera mintis – investicija į samdomo eksperto atliekamą tyrimą. Specialistai atlieka savarankišką analizę, tam tikrą laiką dalyvauja kompanijos kasdieniuose darbuose. Galiausiai, pateikia taiklius klausimus vadovams, darbuotojams. Galima sakyti, jog tai bendras projektas, prižiūrimas verslo optimizavimo guru.
Beje, jei dar nesate įsidiegę procesų valdymo sprendimų ar svarstote apie papildomas funkcijas, prieš kreipiantis į specialistus, naudinga atlikti minėtąją savarankišką verslo efektyvumo analizę. Ji padės geriau suformuoti užduotis tiems, kurie rengs jums individualią sistemą.
3. Investicija į darbuotojų mokymus
Kartais organizuotumo trūksta ne tik dėl priemonių trūkumo, bet ir dėl žinių, kaip jomis naudotis, stokos. Nereta situacija, kai darbuotojai iki galo nepažįsta sistemos, naudingų įrankių. Kitaip tariant, sistema paruošta, bet nėra visavertiškai išnaudojama. Tokiu atveju išeitis paprasta – vadovai gali rengti reguliarius mokymus, atsakyti į rūpimus klausimus.
Ne paslaptis, kad organizuotumas kompanijoje priklauso ir nuo asmeninių kiekvieno darbuotojo savybių. Jei pastebite, kad yra spragų laiko planavime, komunikacijoje, įvaizdyje – yra būdų tai išspręsti. Bene populiariausi čia yra individualūs arba komandiniai mokymai.
Aišku viena – tie, kurie pagaili laiko ar nemato prasmės investuoti į efektyvesnę veiklą – tiesiog stovi toje pačioje vietoje. Itin dinamiškoje aplinkoje, kai kasmet pristatomos naujos technologijos ar inovatyvios verslo kryptys, nuostoliu tampa ne biudžeto skyrimas tobulėjimui, o sąmoningas šios galimybės atsisakymas.